Digital dokumentation

Denna sida vänder sig i första hand till medarbetare i andra kommuner och organisationer som vill ta del av hur Borås Stad använder välfärdsteknik inom äldreomsorgen. Är du invånare i Borås Stad och vill veta mer om digital dokumentation kan du läsa mer om det under rubriken Hjälp i hemmet.

Bakgrund

Inom hemtjänsten, hemsjukvården och boendestödjandet har genomförandeplaner, vårdplaner och rehabplaner tidigare samlats i en pärm i brukarens hem. Vid uppdateringar har nya papper skrivits ut och tagits med till brukarens hem. Avvikelser och förändringar som skett har personalen fått komma ihåg eller notera för att sedan dokumentera och journalföra vid en dator i grupplokalen.

För att skapa förutsättningar för att alltid ha tillgänglig och uppdaterad dokumentation har mobil dokumentation för legitimerad personal och omvårdnadspersonal införts i Borås Stad. Dokumentationen sker i mobilapplikationen Viva Omsorg där användare bland annat kan läsa dokumentation och planer samt skapa åtgärdsregistrering, fallolycksrapporter och avvikelserapporter direkt i sin arbetstelefon.

Genomförande

Under våren 2019 genomfördes pilottest för två hemtjänstområden med tio användare vardera. Testen föll väl ut och uppskattades av personalen som också fick vara med i utformningen av innehållet i appen. Under testperioden fördubblades anteckningarna i journalen men längden för besöken påverkades inte. Inför införandet togs en plan för information till personal fram, processer och arbetsrutiner kartlades och därefter utbildades all personal i systemet. Personalen från piloten fick vara med och vara delaktiga i utbildning av övrig personal.

Under hösten 2019 inleddes införandet för natt- och larmorganisationen. I februari och mars 2020 infördes digital dokumentation för hemtjänsten, bemanning- och vikariepoolen. Därefter följde korttid och hemteam. Under hösten sedan var det dags för vård- och omsorgsboenden där införandet pågick till fram till januari 2021.

Digital dokumentation har underlättat arbetet i verksamheten. Synpunkter och förslag på tekniska förbättringar fångas regelbundet upp och i nära samverkan med leverantören löses dessa efterhand.

Resultat

• Ökad delaktighet för brukarna med möjlighet att delta i skapandet av genomförandeplanerna
• Ökad kvaliteten på genomförande-, vård- och rehabiliteringsplanerna när de uppdateras direkt vid förändringar
• Minskat antal avvikelser från planerade genomförande-, vård- och rehabiliteringsplaner då all personal kontinuerligt läser planerna
• Minskad dokumentationstid i början och slutet av arbetspasset bidrar till minskad stress hos personalen
• Minskad pappersanvändning