Stadarkivet för friskolor

Detta gäller för friskolor vid leverans av betyg och skolhälsovårdsjournaler.

Grundskola och gymnasium

Betyg

Enligt 29 kapitlet 18 § skollagen (2010:800) ska huvudmannen för en fristående skola där betyg sätts lämna över elevernas slutbetyg eller de betygsdokument som eleven får efter fullföljd gymnasieutbildning till den kommun där skolan är belägen. Nedanstående betygshandlingar ska överlämnas till Stadsarkivet.

• Betygshandlingar från grunskola
  • Kopia på slutbetyg från elever som fullföljt grundskoleutbildning.
• Betygshandlingar från gymnasieskola
  • Kopia på examensbevis. Gäller för de elever som slutfört ett nationellt program och fått betyg i samtliga kurser.
  • Kopia på studiebevis. Gäller för de elever som fullföljt en gymnasial utbildning men saknar betyg i något eller några ämnen.
  • Kopia på gymnasieintyg. Gäller för de elever som avslutat en utbildning på ett introduktionsprogram.

Betygshandlingarna ska sorteras årsvis per klass och inom klassen i personnummerordning med den äldste eleven först. Överst läggs för varje klass en förteckning över de elever som gått i klassen. Om någon av skolans elever har skyddad identitet skall den fristående skolan upplysa kommunen om detta.

Handlingarna placeras klassvis i ett aktomslag på vilket uppgift om skolans namn, läsår, klass/programbeteckning anges i klartext. Aktomslagen läggs därefter i klassordning i arkivboxar. Godkända aktomslag och arkivboxar kan hämtas på Stadsarkivet.

För att sent utfärdade betyg ska komma med under rätt läsår ska överlämnandet av betygshandlingarna ske tidigast 1 oktober och senast den 30 november. I samband med överlämnandet ska skolan fylla i ett leveransreversal.

Leveransreversal

Skolan bokar tid för leverans i god tid innan leveransen ska ske genom att ringa till Stadsarkivet på telefonnummer 033-35 33 00 eller mejla stadsarkivet@boras.se.

Skolhälsovårdsjournaler

I enlighet med bestämmelserna i patientdatalagen (2008:355) 3 kapitlet 17 § ska en patientjournal bevaras i minst tio år efter att den sista uppgiften fördes in i journalen. Det är vårdgivaren, det vill säga den huvudman som ansvarar för själva vården, som är skyldig att bevara skolhälsovårdsjournalen under den tid som lagstiftningen kräver.

Stadsarkivet tar sedan en tid tillbaka inte emot skolhälsovårdsjournaler från fristående skolor. De skolhälsovårdsjournaler som upprättats av Borås Stad men enligt kommunfullmäktiges beslut 1998-02-19 lånats ut till fristående skolor, ska däremot återlämnas till Stadsarkivet då eleven avslutat sina studier vid den aktuella skolan. Eventuella journalanteckningar som upprättats under elevens tid vid friskolan ska däremot inte medfölja vid återlämnandet.    

Boka tid för återlämnande genom att ringa Stadsarkivet på telefonnummer 033-35 33 00 eller mejla stadsarkivet@boras.se. 

Vuxenutbildning

Betyg

Betygshandlingar som ska överlämnas till kommunen i enlighet med bestämmelserna i förordning (2011:1108) om vuxenutbildning 6 kapitlet 17 § ska inte överlämnas till Stadsarkivet utan istället skickas till:

Borås Stad, Vuxenutbildningen, 501 80 Borås