Allmänna handlingar och arkiv

Alla har rätt att begära ut en allmän handling. Den som begär ut en handling behöver inte säga sitt namn eller vad hon eller han ska använda handlingen till.

Det här är en allmän handling

• En allmän handling kan vara en text, en bild, en ljudinspelning eller en film.
• En allmän handling ska ha kommit in till kommunen, på papper med posten eller digitalt, till exempel via e-post, eller genom att den lämnas in till kommunen vid ett besök.
• En allmän handling kan också ha skapats i kommunen. Det kan vara ett protokoll från ett sammanträde eller en tjänsteanteckning som en handläggare skriver när hen tar emot muntlig information i ett ärende.
• Handlingen ska vara förvarad hos kommunen.
• En handling som har skapats hos kommunen som inte har skickats ut från kommunen blir i regel allmän först när kommunen har avslutat arbetet med det ärende som handlingen hör till.

Vissa allmänna handlingar omfattas av sekretess vilket innebär att de inte ska lämnas ut. Sekretess kan användas för att skydda stat, företag, myndighet eller privatperson. Detta regleras av offentlighets- och sekretesslagen.

Begära ut allmänna handlingar

Kommunens information finns nästan uteslutande i olika verksamhetssystem, men vissa handlingar finns också på papper. Det finns ingen i Borås Stad som har kunskap om eller behörighet till alla system som används i kommunen. Vänd dig därför alltid först till den förvaltning eller verksamhet som har hanterat handlingen du vill ta del av. En del handlingar är tillgängliga via Borås Stads webbdiarium. Handlingar till kommande sammanträden och senare tiders beslut kan du också ta del av digitalt. Om du vill veta vilka handlingar som finns är dokumenthanteringsplanerna en bra ingång.

• Kommunensförvaltningar och bolag
• Borås Stads webbdiarium
• Möten och beslut
  

Dokumenthanteringsplaner

Varje nämnd och styrelse ska ha en dokumenthanteringsplan som redovisar de allmänna handlingarna och hur de ska hanteras. Gallringsbeslut fattas efter samråd med arkivmyndigheten, kommunstyrelsen. Dokumenthanteringsplanerna är en bra sökingång för den som vill ta del av allmänna handlingar.

Äldre handlingar

Äldre handlingar som inte längre används i kommunens verksamheter kan finnas på Stadsarkivet. Det gäller bland annat:

• betyg som utfärdats av kommunala skolor för mer än tio år sedan,
• avslutade personalakter och
• protokoll och diarieförda handlingar från kommunens förvaltningar.

Om du vill begära ut handlingar från Stadsarkivet kan du göra det via Stadsarkivets e-tjänst. I Borås Stads e-arkiv kan du söka och beställa handlingar som har arkiverats och överlämnats i digital form till Stadsarkivet. Skannade bygglovsritningar och vissa friskolebetyg kan du ta del av direkt i e-arkivet.

• Stadsarkivet
  
• Beställ handlingar ur arkivet (Stadsarkivets e-tjänst) Länk till annan webbplats.
  
• Borås Stads e-arkiv Länk till annan webbplats.

Kort om offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen är en bestämmelse om allmänna handlingars offentlighet, som fanns med i tryckfrihetsförordningen redan då den infördes år 1766. Idag är tryckfrihetsförordningen en av våra grundlagar och den nuvarande lagen antogs 1949. Mer konkret innebär offentlighetsprincipen att myndigheterna ska bedriva sin verksamhet på ett så öppet sätt som möjligt, så att allmänhetens och medias insyn i arbetet underlättas. Det kan bland annat ske genom rätten att ta del av allmän handling, den så kallade handlingsoffentligheten. I en kommun är alla nämnder egna myndigheter. För att organisationen som helhet ska kunna leva upp till offentlighetsprincipen, är det viktigt att kunskapen om den är god på alla nivåer.

Offentlighet och sekretess

Även om handlingsoffentlighet är huvudregeln i tryckfrihetsförordningen och rätten till insyn är långtgående, finns det en del undantag. Sekretess kan till exempel gälla för uppgifter om enskildas personliga förhållanden, vilket i praktiken innebär att du har rätt att ta del av uppgifter som rör dig själv, medan uppgifter som rör andra kan vara belagda med sekretess och därmed hemliga. Om du begär ut handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter görs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen innan handlingarna lämnas ut till dig. Efter en sådan prövning kan en del uppgifter i handlingarna vara maskerade. Om du nekas att ta del av en allmän handling har du rätt att få ett skriftligt beslut av den nämnd som har nekat dig handlingen eller uppgifterna, samt en besvärshänvisning om vart du ska vända dig för att kunna överklaga beslutet. I regel är det kammarrätten som är första instans för överprövningar av det här slaget.