Administrativt föreningsarbete

I alla föreningar förekommer det ett visst mått av administration för att kunna driva föreningen. Uppgifterna fördelas mellan ledamöterna i föreningen.

Exempel på dagordning

En dagordning skickas till alla deltagare före mötet. Den ska innehålla mötets tänkta punkter.

1. Mötet öppnas
2. Godkännande av dagordning
3. Val av justerare
4. Föregående mötesprotokoll
5. Sektionsrapporter
a) Ungdom
b) Bingo
6. Loppmarknad
7. Ledarutbildning
8. Ekonomi / budget
9. Övriga frågor
10. Mötet avslutas

Exempel på kallelse (styrelsemöte och årsmöte)

En skriftlig kallelse skickas alltid ut till medlemmarna i styrelsen om det gäller vanligt styrelsemöte, likadant till alla medlemmar om det gäller årsmöte. Vid årsmötet ska alla handlingar finnas tillgängliga för medlemmarna cirka en vecka i förväg. I kallelsen bör följande framgå:

• Vem som kallar, till exempel Borås Bollklubb
• När, var och vid vilken tid mötet ska hållas
• Datum då brevet skickades ut
• Brevet ska undertecknas av sekreteraren
• Eventuellt vill man få reda på vilka som kommer, skriv då med till exempel att förhinder anmäls senast den xx/xx (datum) till sekreteraren.

Exempel på protokoll

Protokoll fört vid ordinarie styrelsemöte den xx/xx 20xx (datum och årtal)

1. Mötet öppnades

Ordföranden hälsade alla välkomna och öppnade mötet.

2. Godkännande av dagordning

Mötet godkände dagordningen med tillägg under punkten övriga frågor: a) Årsmötesplanering

3. Val av justerare

Till att justera dagens protokoll valdes Allan M.

4. Föregående mötes protokoll

Föregående mötesprotokoll lästes igenom och lades till handlingarna.

5. Sektionsrapporter

a) Ungdom
Läger planeras i maj. Ledarrekrytering pågår för att starta ett flicklag till.

b) Bingo
Redovisning av första kvartalet. Föreningen ska satsa på att få in fler spelare för att öka omsättningen.

6. Loppmarknaden

Loppmarknaden är som vanligt i början av juni. Janne ansvarar för kaffeförsäljning. Britta tar emot loppmarknadsprylar under torsdagen.

7. Ledarutbildning

Mötet beslutade att skicka två ungdomsledare till ledarutbildningen i juni. Klubben står för anmälningskostnaden, mat och logi under vistelsen. Beräknad kostnad: 650 kronor/ person. Redovisas på augustimötet.

8. Ekonomi/budget

Kassören redovisade klubbens ekonomi. Kassa innehåller idag 900 kronor och på plusgirot finns 20 000 kronor.

9. Övriga frågor

a) Årsmötet den xx (datum) maj. Kallelsen har gått ut i tid. Kassören har kontaktat revisorerna för granskning. Verksamhetsberättelsen är klar för tryckning. Valberedningen har kontaktats.

10. Mötet avslutas

Ordföranden tackade för visat intresse och avslutade mötet.

Protokollet undertecknas av dessa tre personer:

Sekreterare, Justerare och Ordförande

Exempel på protkollsutdrag

Ibland måste föreningen visa upp någon del av ett protokoll. För att inte behöva visa hela protokollet görs då ett så kallat protokollsutdrag.

Protokollsutdrag från xx/xx 20xx (datum och år)

Närvarande: Olle, Lars, Kristina och Ulrika

Plats: Klubbstugan

§ 4 Konstituering
Beslöts att: Föreningen tecknas av ordförande Olle Adolfsson och kassör Kristina Nilsson tillsammans gentemot plus- och bankgiro.

Protokollsförare   Justerare

Rätt avskrivet intygar:

Lars Olsson    Ulrika Samuelsson