Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, sammanträde 2024-08-27 16.00

Beslut och protokoll

Handlingar och ärendelista

Ärendelista

1. Upprop och val av justerare ledamot och dennes ersättare
2. Godkännande av föredragningslistan
3. Allmänhetens frågestund
4. Information från förvaltningen
5. Återrapportering från Presidium
6. Månadsuppföljning juli 2024
7. Budget 2025 Planeringsförutsättningar, Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden
8. Riskanalys och intern kontrollplan 2025
   
9. Delegationsordning för Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden
10. Arkivbeskrivning och arkivorganisation Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden
11. Revidering av dokumenthanteringsplan Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden
12. Initiativärende - Arbetet med hedersrelaterad problematik på gymnasier
13. Initiativärende - Behov av större byggård och större lokalytor för Bygg- och anläggningsprogrammet, Viskastrandsgymnasiet
14. Val av kontaktpolitiker till Bergslenagymnasiet och Vuxenutbildningen
15. Val av Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens representanter i programråd mandatperioden 2023-2026
16. Anmälningsärenden
17. Delegationsbeslut
18. Rapport från kontaktpolitikerbesök, programråd och YH ledningsgrupp
19. Övriga frågor

Beslut i korthet

Månadsuppföljning juli 2024

Nämnden planerar att redovisa ett nollresultat 2024, men ser vissa osäkerheter som kan påverka årets utfall exempelvis prognosen för köpta - sålda platser och osäkerhet kring statsbidrag. Nämnden har beslutat att ianspråkta bufferten för att hantera effektiviseringskravet i budget 2024.

Sjukfrånvaron i förvaltningen har under de senaste åren legat på en stabil och låg nivå, mellan 4-5%. Från och med hösten 2023 har dock sjukfrånvaron ökat något, både bland korta och långa sjukfall. Sedan maj 2024 har det stabiliserat sig igen till en nivå som motsvarar tidigare år.

Andelen elever med en gymnasieexamen hamnade på 89,9 % för läsåret 2023/24 inom gymnasieskolan och den genomsnittliga betygspoängen låg på 14,4. Inom anpassad gymnasieskola blev andelen elever med betyg i samtliga ämnen 90,4 % för läsåret 2023/24. Resultaten följs upp regelbundet och kommer att genomlysas inom uppdraget Bibehålla och utveckla nämndens resultat.

Beslut: Månadsuppföljningen fastställs.

Budget 2025 Planeringsförutsättningar, Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden

Budgeten utgår från nämndens uppdrag och mål samt det preliminärt beräknade kommunbidraget. Planeringsunderlag för budget bygger på Nulägesanalys 2025 och nämndens planeringskonferens. Budgeten visar även vilka områden där nämnden kommer bidra till kommunfullmäktiges fokusområden.

Ingående budgetram från 2024 är 696,15 mnkr.

• De procentsatser som används i kalkyleringen för att räkna upp de ekonomiska ramarna i budget 2025 är 3,0 procent för personalens löneökningskostnader och 1,6 procent för övriga kostnadsökningar. Detta höjer budgetutrymmet för samtliga verksamheter med 17,3 miljoner kronor.
• Kompensation för internhyresnivån som hamnar på 4 procent för år 2025 lämnas i kommunbidraget, vilket innebär en ökning av budgeten med 2,2 miljoner kronor.
• Det förändrade personalomkostnadsnivån innebär justering av kommunbidraget med en minskning på 18,25 miljoner kronor. Bedömningen är att detta inte ska ge någon negativ påverkan för nämndens ekonomiska förutsättningar eftersom personalkostnaderna beräknas minska med samma nivå.
• Volymjusteringen för befolkningsunderlaget gällande gymnasieåldrarna, gruppen 16 – 19 år, ger en ökning på 1,3 procent, vilket höjer ramen med 6,8 miljoner kronor.

I den preliminära budgeten finns för närvarande inget effektiviseringskrav från Kommunfullmäktige.

Detta ger en preliminär ekonomisk grundram 2025 på 704,15 miljoner kronor.

Nämnden framställer hos Kommunfullmäktige om att få använda del av ackumulerat resultat till kvalitetssatsningar för introduktionsprogrammet samt läromedelsbyten på grund av nya läroplaner i samband med Gy25.

Beslut: Upprättat förslag till Budget 2025 – Planeringsunderlag godkänns. Nämnden framställer hos Kommunfullmäktige om att få använda 5 mnkr av nämndens ackumulerade resultat, till kvalitetssatsningar för introduktionsprogrammet samt läromedelsbyten på grund av nya läroplaner i samband med Gy25.

Riskanalys och intern kontrollplan 2025

Nämnden har upprättat en riskanalys för 2025 inom områdena som är gemensamma för Borås Stad: Styrning och ledning, Personal, Ekonomi och Egen verksamhet.

I riskanalysen görs en riskbedömning där riskerna värderas utifrån sannolikhet och konsekvens. Identifierade risker, med riskpoäng nio eller högre, förs in i nämndens interna kontrollplan om dessa inte omhändertas av andra processer. Planen är upprättad i enlighet med nämndens Regler och anvisningar för intern kontroll.

Nämnden ägnade tid på nämndsammanträdet i april åt att göra en politisk värdering av risker samt ta fram förslag till nya risker inom nämndens verksamhetsområde. Förvaltningen har tagit fram förslag till nya risker, genomfört en konsekvens och sannolikhetsbedömning samt värderat risker i intern kontrollplan.

För sju av riskerna i 2024 års internkontrollplan bedömer förvaltningen att arbete med rutiner och förändrade arbetssätt medfört att risken nu har en lägre riskpoäng än nio och därmed inte ska föras in i nämndens internkontrollplan för 2025. Dessa är risker inom områdena kundfaktoravgiftsdebitering, GDPR, diarieföring och arkivering, delegationsordning, trygghet och studiero, undervisning.

Sex av riskerna i riskanalys 2025 värderas högre än 9 och förs till intern kontrollplan. Dessa är risker inom områdena krishantering, säkerhet och trygghetsarbete, elevärenden, lokaler, budgetprocess samt trygghet och studiero.

Beslut: Upprättad riskanalys och plan för intern kontroll 2025 godkänns.

Delegationsordning för Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden

Delegationsordningen är en förteckning över vem som fattar beslut i olika frågor å nämndens vägnar. Beslut som fattas på delegation redovisas till nämnden och delegationen gäller under förutsättning att övriga bestämmelser, avtal och riktlinjer för verksamheten iakttas.

Nuvarande delegationsordning fastställdes den 16 maj 2023. Delegationsordningen revideras årligen för att hållas aktuell. 2024 års revidering är något mer omfattande med exempelvis en ny dokumentmall och delvis nya rubriker.

Beslut: Ny delegationsordning fastställs. Nämnden antecknar information om rutin för vidaredelegation.

Arkivbeskrivning och arkivorganisation Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden

Enligt Borås Stads arkivregler ska samtliga nämnder ha en arkivbeskrivning som beskriver hur arkiven organiseras samt en dokumenthanteringsplan som beskriver vilka rutiner som gäller för arkivvården och gallring.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen upprättade en arkivbeskrivning
2022-03-28 som reviderades 2023-06-26. Ett dokument som speglar förvaltningens arkivorganisation upprättades 2022-06-30 och har reviderats 2023-01-10.

Stadsarkivet i Borås Stad har därefter rekommenderat att nämndernas arkivbeskrivningar med tillhörande arkivorganisation ska fastställas av respektive nämnd.

Beslut: Arkivbeskrivning och arkivorganisation för Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden fastställs.

Revidering av dokumenthanteringsplan Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden

Enligt Borås Stads arkivregler ska samtliga nämnder ha en upprättad dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan styr hanteringen av allmänna handlingar hos en myndighet. En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt Tryckfrihetsförordningen är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet (Tryckfrihetsförordningen 2 kap §§ 9-10).

De allmänna handlingarna från nämndernas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § Tryckfrihetsförordningen och som nämnden beslutar ska tas om hand för arkivering bildar ett arkiv. Varje nämnd ansvarar för vården av sitt arkiv.

Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har reviderat nu gällande dokumenthanteringsplan som Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden fastställde i december 2022.

Upprättat förslag till dokumenthanteringsplan har efter samråd godkänts av Stadsarkivet.

Beslut: Upprättad dokumenthanteringsplan fastställs att gälla från och med
2024-09-01.

Initiativärende - Arbetet med hedersrelaterad problematik på gymnasier

Sverigedemokraterna, Moderaterna och Kristdemokraterna i Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden lämnade vid nämndens sammanträde den 11 juni 2024 ett initiativärende där man föreslår nämnden uppdra åt förvaltningen att redogöra för hur arbetet mot hedersrelaterat våld och förtryck ser ut.

I initiativärendet beskrivs att många gymnasieskolor runt omkring i Sverige upplever att det finns en stor hedersproblematik. Utifrån att unga vuxna kan fara väldigt illa av denna problematik behöver det finnas ett fungerande arbete mot hedersrelaterat våld och förtryck.

Nämnden beslutar att bifalla initiativärendet och uppdrar åt förvaltningen att redovisa hur arbetet mot hedersrelaterat våld och förtryck ser ut i verksamheterna. Uppdraget ska presenteras vid nämndens sammanträde i oktober.

Beslut: Initiativärendet bifalls.

Initiativärende - Behov av större byggård och större lokalytor för Bygg- och anläggningsprogrammet, Viskastrandsgymnasiet

Vänsterpartiet i Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden lämnade vid nämndens sammanträde den 11 juni 2024 ett initiativärende där man föreslår nämnden uppdra åt förvaltningen att undersöka behovet av större lokalytor och om den byggård som finns är ändamålsenlig för de praktiska moment som krävs på Bygg- och anläggningsprogrammet.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har en etablerad process för hantering av lokalbehoven inom ramen för Borås Stads lokalresurshantering. Årligen lämnar verksamheterna in underlag för att möta aktuella och kommande lokalbehov. Underlagen sammanställs i en så kallad lokalbehovsplan som efter beslut i nämnden översänds till Lokalförsörjningsnämnden.

I de fall omvärldsfaktorer påverkar lokalbehoven med kortare framförhållning hanteras dessa i särskild ordning. I den senaste lokalbehovsplanen har verksamheten inte lyft fram några förändrade behov gällande Bygg- och anläggningsprogrammet.

Nämnden beslutar att avslå initiativärendet, med hänvisning till att frågan får omhändertas inom ramen för processen med lokalbehovsplanen.

Beslut: Initiativärendet avslås.